1
PENDAHULUAN & GAMBARAN UMUM
1.1 Maksud dan Tujuan
Dokumen ini disusun sebagai panduan resmi proses bisnis dan Standar Operasional Prosedur (SOP) untuk pengoperasian Portal Pupuk Bersubsidi (CWS Kabupaten Mesuji). Aplikasi ini berfungsi sebagai pusat kontrol, pemantauan, validasi, dan transparansi penyaluran pupuk bersubsidi (Urea & NPK) di Kabupaten Mesuji.
1.2 Ruang Lingkup Sistem
Portal ini mengintegrasikan seluruh tahapan penyaluran pupuk bersubsidi mulai dari tingkat perencanaan (Alokasi & eRDKK), penyaluran di kios/PPTS, hingga pengawasan realisasi di tingkat Desa, Kecamatan, dan Kabupaten.
2
PETA PROSES BISNIS (BUSINESS PROCESS MAPPING)
Secara keseluruhan, alur proses bisnis pengawasan dan pengelolaan pupuk bersubsidi digambarkan dalam diagram alir interaktif di bawah ini:
flowchart TD
subgraph PERENCANAAN ["1. TAHAP PERENCANAAN & MASTER DATA"]
A[Tim IT / Superadmin] -->|Upload File Excel/CSV| B(Upload Data eRDKK & Alokasi)
B --> C{Sanitasi & Validasi Data}
C -->|Format Valid| D[Simpan ke Master Data Google Sheets / DB]
C -->|Error Format| B
end
subgraph PENYALURAN ["2. TAHAP PENYALURAN & PELAPORAN BULANAN"]
E[Distributor / Kios PPTS] -->|Rekap Penebusan Bulanan| F[Upload Laporan Penyaluran]
F --> G{Pencocokan NIK & Kuota eRDKK}
G -->|Valid| H[Update Realisasi Urea & NPK]
G -->|Mismatch/Spesifikasi| I[Flagging Transaksi Mismatch]
end
subgraph MONITORING ["3. TAHAP MONITORING, REALOKASI & EVALUASI"]
H --> J[Dashboard Eksekutif & Kecamatan]
J --> K{Evaluasi Serapan Wilayah}
K -->|Serapan Kurang/Surplus| L[Proses Realokasi Antar Desa/Kecamatan]
K -->|Petani Belum Tebus| M[Analisis Modul NIK Belum Tebus & Edukasi]
L --> D
end
subgraph PUBLIK ["4. TAHAP TRANSPARANSI PUBLIK"]
N[Petani / Masyarakat] -->|Input 16 Digit NIK| O[Cek Kuota Mandiri]
O --> P[Tampil: Kuota Awal, Realisasi, Sisa Kuota]
end
3
MATRIKS PERAN & TANGGUNG JAWAB (RACI MATRIX)
R (Responsible):
Pelaksana utama yang mengerjakan aktivitas.
A (Accountable):
Penanggung jawab utama / pengambil keputusan.
C (Consulted):
Dimintai masukan dan saran teknis.
I (Informed):
Menerima laporan atau pemberitahuan hasil.
| No | Aktivitas / Proses Bisnis | Tim IT / Superadmin | Admin Kecamatan (PPL) | Distributor / PPTS | Petani / Publik |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Pengelolaan User & Hak Akses | A / R | I | I | I |
| 2 | Upload Data Master eRDKK & Alokasi | A / R | C | I | I |
| 3 | Upload & Input Penyaluran Bulanan | A | R | C | I |
| 4 | Monitoring Dashboard & Rekapitulasi | A | R | I | I |
| 5 | Analisis & Penetapan Realokasi Pupuk | A / R | C | I | I |
| 6 | Pengawasan NIK Belum Tebus | A | R | C | I |
| 7 | Cek Kuota Mandiri & Transparansi | I | I | I | A / R |
4
DETAIL ALUR PROSES BISNIS (CORE WORKFLOWS)
4.1 Manajemen Data Master (eRDKK & Alokasi)
Tujuan: Menjadikan data eRDKK dan Alokasi Kabupaten/Desa/PPTS sebagai basis validasi penebusan pupuk.
- Superadmin menerima berkas penetapan Alokasi & eRDKK dari kementerian/dinas.
- Superadmin mengakses menu
/admin/uploaddi Portal. - Sistem melakukan sanitasi otomatis (cek 16 digit NIK, pembersihan karakter unik).
- Data tersimpan terstruktur dan siap untuk match-checking.
4.2 Transaksi Penyaluran Bulanan
Tujuan: Mengunci data penebusan pupuk bulanan dari PPTS untuk memantau stok bersubsidi.
- Admin Kecamatan/Superadmin mengunggah rekapitulasi penyaluran bulanan.
- Sistem memperbarui angka realisasi penyerapan Urea & NPK.
- Sistem otomatis menghitung sisa kuota (Kuota eRDKK - Realisasi).
4.3 Monitoring & Analisis Realisasi
Tujuan: Menyediakan dasbor visual interaktif untuk pengambilan keputusan cepat.
- Pengguna membuka Dashboard Eksekutif atau Halaman Kecamatan.
- Dashboard menampilkan 8 Card Utama (PPTS, Realisasi, Kuota, Alokasi).
- Memantau perbandingan persentase serapan pupuk antar wilayah.
4.4 Manajemen Realokasi Pupuk
Tujuan: Memindahkan kuota alokasi dari wilayah surplus ke wilayah defisit.
- Admin mengidentifikasi ketimpangan serapan pada menu Realokasi.
- Superadmin melakukan penyesuaian angka alokasi wilayah sumber & tujuan.
- Sistem memperbarui kuota dan menyimpan riwayat perubahan.
4.5 Pengawasan NIK Belum Tebus
Tujuan: Mendeteksi petani terdaftar yang belum mengambil kuota pupuknya.
- Admin mengakses modul
/admin/nik-belum-tebus. - Sistem menampilkan daftar petani dengan sisa kuota eRDKK > 0 kg.
- PPL mendatangi Poktan/Petani untuk mengonfirmasi kendala.
4.6 Transparansi Mandiri Kuota Publik
Tujuan: Menjamin transparansi publik dan mencegah penyelewengan di kios.
- Petani mengakses halaman utama Portal Pupuk tanpa login.
- Petani memasukkan 16 Digit NIK pada form Cek Kuota Mandiri.
- Sistem menampilkan rincian Kuota, Penebusan, dan Sisa Kuota.
5
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENGOPERASIAN
SOP-01
Pengelolaan Hak Akses Pengguna (User Management)
Kode: SOP-PUB-01 • Penanggung Jawab: Superadmin / Tim IT
1. Tujuan: Menjamin keamanan sistem dan memastikan pengguna memiliki hak akses sesuai kewenangan operasional.
2. Prosedur:
- Tambah User: Masuk ke
/admin/users→ Klik 'Tambah User Baru' → Isi Data, Role, dan Kecamatan → Simpan. - Update & Nonaktifkan: Klik 'Edit' untuk ubah password/akses, atau nonaktifkan jika petugas mutasi.
3. Output: Daftar pengguna terdaftar yang valid dan berwenang.
SOP-02
Import & Sinkronisasi Data Master Tahunan/Berkala
Kode: SOP-PUB-02 • Penanggung Jawab: Superadmin Kabupaten
1. Tujuan: Memasukkan data dasar alokasi pupuk dan eRDKK ke dalam sistem sebagai acuan kuota.
2. Prosedur:
- Siapkan berkas Excel (.xlsx) atau CSV eRDKK/Alokasi.
- Buka
/admin/upload→ Pilih Tab (Master eRDKK / Alokasi Desa / Alokasi PPTS). - Upload & Process Data → Cek Indikator Hasil Validasi.
3. Output: Data Master eRDKK & Alokasi ter-update di database.
SOP-03
Input & Validasi Laporan Penyaluran Bulanan
Kode: SOP-PUB-03 • Penanggung Jawab: Admin Kecamatan & Superadmin
1. Tujuan: Merekapitulasi dan memperbarui angka penyaluran pupuk bulanan dari PPTS.
2. Prosedur:
- Terima rekap bulanan dari PPTS → Akses
/admin/upload(Tab Penyaluran). - Upload berkas transaksi → Cek notifikasi transaksi mismatch jika ada.
3. Output: Realisasi Urea & NPK ter-update secara real-time.
SOP-04
Monitoring & Evaluasi Serapan Pupuk Kecamatan
Kode: SOP-PUB-04 • Penanggung Jawab: Admin Kecamatan (PPL)
1. Tujuan: Memantau persentase penyerapan pupuk bersubsidi di wilayah kecamatan secara berkala.
2. Prosedur:
- Login → Buka Menu Data Kecamatan → Analisis penyaluran per desa/PPTS.
- Klik 'Export to CSV / Excel' → Laporkan hasil evaluasi serapan ke Kabupaten.
3. Output: Laporan Rekapitulasi Penyaluran Kecamatan (.csv) & Catatan Evaluasi.
SOP-05
Proses Usulan & Eksekusi Realokasi Kuota Pupuk
Kode: SOP-PUB-05 • Penanggung Jawab: Superadmin & Kadis Pertanian
1. Tujuan: Memindahkan alokasi pupuk antar wilayah/desa untuk mengoptimalkan penyerapan.
2. Prosedur:
- Akses
/admin/realokasi→ Identifikasi wilayah surplus vs defisit. - Pilih Desa Sumber & Tujuan → Masukkan Volume & Nomor SK Realokasi → Eksekusi.
3. Output: Kuota Alokasi Ter-update & Riwayat Catatan Realokasi.
SOP-06
Evaluasi Petani Belum Tebus & Kinerja Kios/PPTS
Kode: SOP-PUB-06 • Penanggung Jawab: Admin Kecamatan & PPL
1. Tujuan: Mendorong percepatan penebusan pupuk bersubsidi oleh petani terdaftar.
2. Prosedur:
- Akses
/admin/nik-belum-tebus→ Filter Kecamatan & Desa Target. - Unduh daftar NIK Petani Belum Tebus → PPL mendatangi Poktan/Petani untuk edukasi.
3. Output: Rekap daftar Petani Belum Tebus & Laporan Pendampingan PPL.
SOP-07
Pelayanan Informasi Mandiri & Pengaduan Kuota Publik
Kode: SOP-PUB-07 • Penanggung Jawab: Information Desk / PPL & Publik
1. Tujuan: Memberikan akses terbuka bagi masyarakat untuk mengecek kuota pupuk secara mandiri.
2. Prosedur:
- Petani membuka halaman utama Portal → Ketik 16 Digit NIK → Cari Data.
- Petani membaca hasil Kuota, Realisasi, dan Sisa.
- Jika ada aduan data tidak sesuai → Melapor ke PPL/Admin membawa KTP & KK untuk penelusuran.
3. Output: Transparansi kuota publik & terselesaikannya aduan keluhan petani.